¿Cómo debe comunicarse una mala noticia en la empresa?

¿Cómo afrontar correctamente cada situación negativa que pueda darse en el entorno de una empresa?

Nunca es plato de buen gusto dar una noticia negativa a cualquier miembro de tu equipo o un cliente. Ya sean los resultados trimestrales, la valoración de un proyecto o idea, o incluso un despido o un regaño. Para cada situación se requiere un tono, una forma de comunicar tal noticia, para que la otra parte la recepcione de la mejor forma posible.

Lo más importante a la hora de afrontar este momento es hacer tal comunicación de una forma clara para evitar así cualquier tipo de confusión. Eso no significa cambiarla o deformarla.

Te ofrecemos unas pautas para saber cómo afrontar ese momento y no cometer errores que perjudiquen a cualquiera de las partes:

Como comunicar el Despido

Debes dejar claro por qué la empresa ha tomado esa decisión y hacerlo con un lenguaje adecuado y accesible que no pueda crear confusión. También se debe hacer alusión a los aspectos legales y dejarlos bien claros.

Como comunicar la Renuncia

Lo primero de todo es comunicar la decisión y enumerar los motivos que te han llevado a tomar tal decisión. Es importante que estos sean profesionales y objetivos, dejando de lado los aspectos emocionales pues son menos convincentes en el ámbito profesional.

Como comunicar la Finalización de un Contrato

Hay que evitar los retrasos a la hora de comunicar la finalización de un contrato, ya que debe hacerse con la mayor antelación posible. Lo principal debe comunicarse primero y de una forma directa y contundente.

Como comunicar un Cambio de Condiciones

Lo más importante es ser muy claro a la hora de comunicar tales cambios ya que, al ser un contenido tan complejo, se puede caer en lo confuso. Evitar expresiones que den a entender que se trata de algo que ha nacido dentro de la empresa, sino que es una obligación legal.

Como comunicar una Rectificación en Prensa

El objetivo es corregir los errores publicados por lo que se debe ser directo y tener en cuenta los aspectos legales para posibles reclamaciones.

Como comunicar un Cese de Actividad

Exponer la idea principal para después ofrecer de una forma amable otras alternativas al cliente y evitar las explicaciones o justificaciones que traten de salvar la imagen de la empresa y oculten el hecho.

Como hacer una Reclamación a una Empresa

El objetivo es comunicar al cliente su interés y el deseo de mantener o renovar la relación con la empresa, por lo que se han de dejar bien claros los precedentes así como la actuación futura, todo ello de una forma afable y cercana al cliente.

Como enfrentar la Resolución de un Conflicto

Dar a conocer a las partes la información pertinente y necesaria para poner fin a un conflicto, usando un tono cordial y respetuoso.

7 tips para dar malas noticias a los empleados

No importa cuántas veces hayas despedido a alguien, estas conversaciones no son fáciles. Sigue estos consejos para dirigirlas mejor.

No importa cuántas veces el dueño de un negocio tenga que despedir a un empleado o negar un bono o aumento de sueldo, tener este tipo de conversaciones nunca es fácil. Sin embargo, existen técnicas que te ayudarán a aumentar tu confianza y a mantener relaciones fuertes si diriges la conversación de una forma respetuosa y productiva.

“Quieres dar la información de tal forma que la persona pueda escuchar, aprender y actuar”, dice Ben Dattner, un psicólogo organizacional. “No de una forma en la que harás que se cierren o enojen”.

En realidad, quieres mostrar respeto y sensibilidad con sus circunstancias y sentimientos. “Si los haces sentir valorados, tendrás mayor probabilidad de conseguir a un participante dispuesto a resolver un problema, en lugar de a un enemigo”, señala Dattner.

La próxima vez que tengas una conversación difícil con alguno de tus empleados, intenta seguir estos pasos para dirigir la plática de la mejor manera.

1. Identifica previamente tus objetivos

Antes de que inicies una conversación, piensa en lo que esperas conseguir de ella. “Lo más importante es saber cuáles son tus objetivos”, dice Dattner. “¿Qué quieres lograr?” Es importante que sepas de antemano el tono que quieres usar, los puntos que buscas abarcar y el resultado que esperas. Si la conversación parece desviarse y ponerse más pesada, regresa a tus objetivos y mantente firme en ellos.

2. Permite una balanza de poder

Cuando sacas a colación un tema difícil, primero permite que la otra persona explique la razón de su comportamiento. “Dales algo de poder en la conversación”, recomienda Dattner. Si muestras que estás dispuesto a escuchar, es más probable que el empleado no se ponga a la defensiva. “No quieres que la gente se sienta amenazada o acorralada”, añade.

3. Enfócate en un incidente en específico

Comentar acerca de los patrones generales de alguien puede provocar que se sienta como un ataque personal, por lo que debes ser específico acerca del cómo y dónde ocurrieron los eventos. “Cuanto más específico que puedas ser, lo menos acusador te verás”, dice Dattner. Por ejemplo, si sientes que el comportamiento de alguien es flojo, evita la observación general y enfócate en un momento reciente que lo demuestre.  

4. Formula tus preocupaciones como observaciones

Cuando hables de un tema sensible, ten en cuenta que tu perspectiva es subjetiva. “Presenta todos los asuntos como tus percepciones, no como absolutos”, afirma Dattner. Enmarcar un problema como una observación deja menos lugar para argumentos. Ten cuidado de dejar claro que sólo dejas espacio para la negociación únicamente si estás dispuesto a reconsiderar. Si el tema no es negociable, como un despido, sé firme y directo y no des lugar al debate.

5. Pon la situación en contexto

Si te estás dirigiendo un problema como el no alcanzar la meta de ventas, habla de las circunstancias que crearon ese resultado. “En lugar de sugerir que no alcanzaron los números por flojera o falta de talento, habla de los factores de mitigación”, dice Dattner. No sólo te ayudará a evitar el mismo problema en el futuro, sino que mejorará la motivación del empleado. Esencialmente, los estás haciendo parte del problema sin atribuirles toda la culpa.

6. Crea una oportunidad de aprendizaje

Una vez que explicaste el tema, enfócate en la conversación de cómo aprender de la experiencia y seguir adelante. “Intenta dejar que el tema sea parte del proceso, en lugar de que sea un asunto cerrada”, afirma Dattner. Incluso si estás despidiendo a alguien, le puedes ayudar a aprender de sus errores. Dattner sugiere que ofrezcas un consejo específico para que pueda aplicar en su próximo trabajo.

7. Valida sus sentimientos

Incluso si tu punto de vista no es negociable, debes saber cómo se puede sentir la otra persona. “Puedes validar sus sentimientos aunque no estés de acuerdo con ellos”, resalta Dattner. Hazles saber que reconoces y aceptas sus sentimientos, y que los respetas. Finalmente, deseas que la otra persona deje la conversación con dignidad y con la autoestima intacta.