MIRA ESTA LISTA DE BUENOS HÁBITOS PARA LA PRODUCTIVIDAD EN LA EMPRESA...

Hábitos prácticos de productividad en la empresa

Los hemos dividido en seis bloques:

1.      Energía y descanso,

2.      Planificación y prioridades,

3.      Gestión y organización de tareas,

4.      Ladrones de tiempo,

5.   Equipo y reuniones y tecnología

Ser emprendedor y liderar tu negocio suele conducir a una elevada carga de trabajo ya que supone realizar un rol multitarea al tener que atender a los distintos departamentos o áreas de la empresa y ponerte diferentes “sombreros” dependiendo de con quién y con qué te toque lidiar en cada momento.

Y debes aprender a hacerlo bien porque si por ejemplo trabajas diez horas diarias, se trata de que esas horas sean los más efectivas posibles. Y lo mismo es aplicable si tienes la suerte de conseguir trabajar sólo cinco horas. Para ello, tienes que organizarte bien a ti mismo pero también a tu equipo ya que ser un buen emprendedor supone ser efectivo y liderar a tu equipo para que también lo sea.

Cada empresa y cada persona emprendedora son un mundo, por ejemplo cada uno debe ver en qué momento del día está en su tope de energía y es más eficaz, cuando debe estar con su equipo, cuando puede aislarse del equipo y de la familia o cuando sus clientes demandan la máxima atención.

Pero siempre hay una serie de hábitos para la productividad empresarial aplicables a todo el mundo, en este artículo hemos preparado una checklist o lista de hábitos  que ayudan a mejorar la productividad con objeto de que puedas ver rápidamente si hay alguno nuevo que puedas incorporar a tu manera de trabajar.

Energía y descanso

·         Realizar ejercicio físico de manera regular, ya que contribuye a mantener tus fuerzas y tu equilibrio personal.

·         Tomarse pequeños descansos entre tareas para desconectar, levantarse de la mesa de trabajo, retomar fuerzas, cerrar un compartimento mental y pasar al siguiente.

·         Identificar tu punto álgido diario o pico de energía y productividad, con objeto de aprovecharlo para las tareas más relevantes  o las más difíciles. Para mucha gente será al principio del día, otros a media mañana o incluso algunos lo tienen por la tarde.

·         Buscar de vez en cuando momentos de aislamiento y reflexión personal para dedicarlos a pensar con calma y a encontrar nuestra motivación positiva con lo que hacemos, que nos servirá para transmitírsela a los demás.

Planificación y Prioridades

·         Trabajar con proyectos con objetivos claros y fechas de entrega concretas.

·         Dividir los proyectos en acciones o tareas pequeñas, de 2, 3 o 5 horas de duración ya que granito a granito es como se avanza.

·         Priorizar las tareas importantes: para ello hay aprender a clasificar las tareas que realizas entre importantes y no importantes. Después de unos días fijándote en la relevancia de lo que estás haciendo te será más fácil cambiar tus hábitos para que la mayor parte de tu tiempo se concentre en tareas importantes.

·         No dejarse avasallar por lo urgente: en este caso debes clasificar las tareas que realizas entre urgentes y no urgentes. No es bueno trabajar sólo en tareas urgentes porque acabarás dejando de lado tareas importantes pero no urgentes como la planificación. Debes encontrar tu equilibrio entre lo importante y lo urgente.

·         Matriz de prioridades: para muchos trabajadores puedes ser de ayuda trabajar un tiempo con una matriz de prioridades, al menos hasta que se consigan interiorizar unos hábitos más productivos.

·         Ley de Pareto: esta ley matemática dice que “el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos”. En consecuencia se trata de ver qué actividades son realmente importantes ya que están concentrando el 80% de tus resultados.

·         Proactividad: no esperes a reaccionar ante los acontecimientos, trata de adelantarte y tomar tu propio camino.

·         Perfeccionismo: evita el perfeccionismo ya que te llevará a dedicar demasiado tiempo a las cosas. Hay que conseguir alcanzar el punto de eficiencia, donde se cumplen con los estándares de calidad deseados pero sin incurrir en un exceso de dedicación que aporta muy poca mejora.

Gestión y organización de tareas

·         Listas de tareas: recopila y actualiza regularmente todas tus tareas pendientes en un único lugar (app, agenda, libreta, email…) y ordénalas, estableciendo tu lista diaria, tu lista semanal e incluso tu lista mensual. No te fíes de tu memoria. Pon fechas de finalización a tus tareas… sin agobiarte.

·         Empezar por lo difícil: en general lo más recomendable es empezar el día resolviendo las tareas más complicadas.

·         Tareas mínimas: resuelve sobre la marcha las tareas mínimas, por ejemplo las que lleven menos de 3 minutos. Muchas veces es más rápido que anotarlas y planificar cuando las vas a hacer.

·         Delega tareas: si dispones de un equipo es importante que lo prepares para delegar en él el máximo de tareas posible. Para conseguir su implicación será necesario que le hagas participar en la fijación de tareas y después que establezcas conjuntamente los objetivos, los procedimientos a seguir, los recursos a emplear, los plazos y las consecuencias.

·         Variedad de tareas: la vida profesional es más rica cuando vas alternando tareas. Si siempre haces lo mismo es cuando aparece la parte negativa de la “rutina”.

·         Las tareas de una en una: abordar tus tareas individualmente, 100% concentrado,  ese  es el objetivo, hacer muchas cosas a la vez puede suponer no hacer bien ninguna de ellas.

·         Concentración de tareas similares: concentra en un día o mañana las llamadas o visitas de la semana. O la respuesta a email o gestión de redes sociales en dos veces a lo largo del día, por ejemplo a primera y última hora, evitando tener abiertos todo el rato el correo electrónico y las redes sociales.

·         Flexibilidad en la agenda: no te estreses demasiado, estimar el tiempo que nos van a llevar las tareas es difícil y casi siempre nos quedamos cortos.

·         Tomar notas: una libreta es de gran ayuda para reuniones, visitas o incluso para momentos de pensamiento propio, no te fíes de tu memoria. Incluso algunos emprendedores llegan a utilizar una libreta distinta para cada área de negocio.

·         Orden: utiliza carpetas en el ordenador y en tu mesa, elimina todo el papel que puedas y mantén una sensación de limpieza a tu alrededor. Si un papel lleva más de un par de semanas en tu mesa es necesario hacer algo con él: archivarlo, delegarlo, destruirlo o resolverlo.

Ladrones de tiempo: visitas, teléfono, email y redes sociales

·         Aprender a decir que “No”: en ocasiones se nos pedirá que nos ocupemos de nuevos proyectos o tareas que nos distraerán de nuestro objetivo, incluso imposibilitando que podamos alcanzarlo. Así que tendremos que aprender a “defendernos”, con diplomacia y aportando motivos de peso.

·         Desconexión: en tareas largas que requieren concentración exclusiva, desconecta todo: email, tlf, whatsapp, redes sociales. Incluso si es necesario para protegerte de visitas o interrupciones de personas que llaman a tu despacho, cambia de lugar de trabajo para aislarte.

·         Protegerse de la sobreinformación de la red: internet te ofrece miles de artículos, contenidos y videos que te pueden interesar, el problema es que los puedes detectar en cualquier momento, así que si detectas algo, anótalo en una lista de cosas por mirar a la que dedicar un tiempo de vez en cuando, pero no interrumpas lo que estabas haciendo.

Equipo y reuniones

·         Reducir el número de reuniones: conviene que se celebre el mínimo imprescindible y que sean lo más concretas y rápidas que sea posible.

·         Preparar las reuniones: conviene preparar un guión u orden del día que distribuir anticipadamente a los asistentes.

·         Control del tiempo en reuniones: hay que tratar de centrar la mayor parte de la reunión en lo importante y controlar las intervenciones, fomentando que hablen todos.

·         Conclusiones de reuniones: es conveniente levantar algún tipo de acta o de conclusiones en las que se estipulen las tareas y acciones derivadas de la reunión.

·         Metodología Kanban: supone organizarse en base a proyectos y un  tablón de tareas, con reuniones rápidas en las que todo el mundo explica semanalmente a los demás lo que está haciendo en tres  minutos.

·         Formación: es importante que tu equipo esté adecuadamente preparado en gestión de la productividad y que todos los miembros utilicen una metodología coordinada.

Tecnología

·         Equipo adecuado a tu tarea: si trabajas con un ordenador, éste constituye tu herramienta fundamental, por eso es importante que sepas sacarle el máximo partido, aprendiendo a manejar el software que sea necesario y los trucos y controles rápidos que te permiten ahorrar tiempo. En este sentido los nativos digitales lo tienen más fácil pero si no es tu caso, debes esforzarte por adaptarte para no quedar fuera de juego.

·         Herramientas y aplicaciones: la nube nos ofrece diversas soluciones multidispositivo que nos ayudan a aplicar muchas de las tareas organizativas vistas aquí.

Fuente Infoautónomos

Las mejores ideas y consejos del mundo para hablar bien en público

Claves para hablar en público sin nervios.

Dicen que el miedo a hablar en público es uno de los temores más extendidos en la sociedad occidental, no sé si será así, pero es cierto que a muchas personas les cuesta ponerse delante de una audiencia y transmitir de forma convincente sus ideas; he visto excelentes presentaciones pasar desapercibidas por los nervios del orador.

En cambio hay herramientas sencillas para evitar los nervios cuando uno va a hablar en público, ya sea en una ponencia, en un examen, en una presentación, en la comunidad de vecinos, en una reunión o en una boda.

1.       Piensa: ¿A qué le tienes miedo?

¿A hacer el ridículo, a que se rían de ti, a tartamudear, a perder prestigio profesional? Son cosas que nunca pasan. ¿A cuántas personas conoces a las que hayan despedido de su empresa por no hablar bien en público?

Si tu miedo es a quedarte en blanco, lleva notas, si es a que no te funcionen los medios audiovisuales, lleva un plan B, es decir, si se trata de cosas que realmente pueden pasar, toma las medidas necesarias para reducir esa posibilidad al mínimo.

2.       Gánate a la audiencia con una buena introducción

Los primeros segundos son muy importantes para causar una buena impresión:

·         Preséntate para hablar en público (si no lo ha hecho ya otra persona) con un par de frases que te sepas de memoria.

·         Busca una frase o cita ingeniosa que tenga que ver con el tema: así rompes el hielo y consigues la atención de todos.

·         Si no te sientes capaz, puedes utilizar un video como introducción, así los primeros minutos no tienes que hablar y tus nervios se irán calmando sin que te des cuenta.

La introducción, elijas la modalidad que elijas, tendrás que ensayarla un montón de veces, es la mejor forma de que salga bien.

3.       Cuanto mejor te lo sepas, menos nervios tendrás

Si es un tema que dominas, mejor.

Además, ensaya y visualízate haciendo la charla. La visualización, según estudios realizados con deportistas funciona, en gran medida, como el entrenamiento.

4.       Si te da un ataque de pánico en medio de charla

Respira, mira tus notas, bebe agua y sonríe.

Luego retoma tu charla a un ritmo lento. Verás como en seguida todo vuelve a fluir.

5.       “Antes muerta que sencilla”

No digas frases del tipo: “Ay qué nervioso estoy” (ni siquiera cuando llames a la radio) o “Me he perdido” o “Me he equivocado”. ¡No! Si te pierdes, te equivocas o estás nervioso, te lo callas, es muy probable que un porcentaje altísimo de la audiencia no se haya dado ni cuenta, ¡no se lo hagas notar tú!

Y, por la misma razón, a mis alumnos de empresa y a los que les hago entrenamiento para hablar en público, les digo siempre que lleven sus notas en una tarjeta, nunca en un folio, porque si estás nervioso y te tiemblan las manos, el folio multiplicará el movimiento y todo el mundo estará más pendiente de tus nervios que de lo que dices.

6.       Engáñate a ti mismo. ¡Funciona!

La audiencia no suele notar los nervios del ponente, o los nota mucho menos que él mismo, por tanto: olvídate de ellos, haz como si no existieran. Parecerá una tontería pero es el mejor remedio contra los nervios. ¿Qué te tiembla la voz? Ni caso, ya se pasará. ¿También te tiemblan las manos? Las colocas un rato en la espalda y sigues como si nada. Piensa que no estás nervioso, solo estás PREPARADO, con la adrenalina suficiente para que salga todo rodado.

7.       Y pase lo que pase, ¡sonríe!

Piensa que la gente está ahí porque le interesa el tema, por lo que, aunque estés algo nervioso no les va a importar si lo que dices es interesante, así que por favor ¡sonríe! Somos mucho más benevolentes con una persona que sonríe.

A hablar en público se aprende hablando en público, por eso, cada vez que tienes que hacerlo, es una oportunidad para mejorar. ¡Aprovéchala!

Las mejores ideas y consejos del mundo para hablar bien en público

·         Apuntarnos a un curso de oratoria.

·         Practicar. Buscar cualquier excusa para decir unas palabras en una reunión social, etc.

·         No abrir la boca en público si no creemos firmemente en lo que vamos a decir. Lo que "vendemos" es nuestra pasión/credibilidad/interés, sea cual sea el tema.

·         Concentrarnos.

·         No memorizar.

·         No contar chistes.

·         Ser actual. Vincular nuestras indicaciones con algún hecho del que se hable en el periódico de hoy.

·         Si empleamos materiales audiovisuales, conviene que sean claros y sencillos.

·         Repetirnos. Reducir nuestras ideas a cuatro o cinco e insistir en ellas de diez formas diferentes, para que lleguen al destinatario.

·         Contar historias. Los grandes oradores son grandes contadores de historias.

·         Que todas nuestras historias sean historias de "interés humano". De personas de verdad (de la empresa, clientes, proveedores) que hacen cosas de verdad.

·         Repartir material sencillo e interesante que resuma los puntos principales.

·         No mostrarnos nunca despectivos con los oyentes.

·         Establecer contacto visual con nuestros oyentes, pero solo con una persona cada vez.

·         Buscar con la vista a las personas que nos apoyan. Su lenguaje corporal positivo nos tranquilizará.

·         Saber que, contrario a las reglas más estrictas de la oratoria, no necesitamos un arranque deslumbrante para atrapar a nuestra audiencia. Ni tampoco un final chispeante. Lo que necesitamos son cuatro o cinco ideas claras de las que estamos absolutamente convencidos.

·         Ser modestos y reírnos de nosotros mismos. No hay nada más desagradable que la arrogancia o la prepotencia.

Fuentes:

Tom Peters

Natalia Gomez del Pozuelo

Los mejores consejos para un Gerente General

Apoyo secreto a gerentes generales, ¿la receta para la ineficacia operacional?

No hay que olvidar que un gerente general debe ser buen planificador, negociador, gestor del talento humano y hábil en la toma de decisiones.

Los primeros 100 días en un nuevo cargo son un verdadero reto. Así lo han asegurado especialistas en el tema que dicen que este tiempo es un termómetro de la futura actuación de un jefe y que tiene un gran impacto en los meses posteriores.

Puede que este desafío sea aún mayor para quienes son jefes primerizos, pero ¿qué pasa cuando se asume una gerencia general? Se supone que la persona que es promovida a este puesto debe cumplir con una serie de requisitos, y quizá es un poco más complicado para aquellos que vienen de gerencias específicas.

Rosalinda Villalva, de Consultoría Gerencial, dice que el gerente general “tiene que ser un buen planificador, negociador, gestor del talento humano y hábil en la toma de decisiones. Un profesional que no se concentre tanto en los procesos y el control para poner más atención a lo estratégico”. Por esto mismo, sus características de líder tienen que ser evidentes y sobre todo un practicante de la buena comunicación y el trabajo en equipo.

Se trata de una serie de características que se necesitan para ser capaz, principalmente, de planificar en base a objetivos claros y medibles, que señalen las pautas a seguir para obtener resultados esperados. Esto por un lado, pero Villalva también refiere sobre otro reto, el de “lograr a través de la buena comunicación y prácticas gerenciales, conformar un buen equipo de trabajo con sus demás gerentes o jefaturas”.

Porque “el nuevo gerente debe trabajar para generar confianza no sólo para quienes conforman su nivel de reporte, el directorio y los accionistas, sino también hacia sus colaboradores”, dice Villalva.

Pero dada la complejidad de estos primeros días de prueba, sumado a que no siempre se tiene pleno conocimiento de todas las áreas, varios gerentes generales primerizos han optado por pedir asesoría externa.

Sebastián Reyes, director de DNA Management Solutions, comenta que en la consultora existe el servicio “Shadow Board”, que tiene el objetivo de ayudar al gerente general de forma anónima a administrar la agenda de trabajo de su equipo, temas críticos y atender las diferentes áreas. El aspecto confidencial del servicio, aunque es opcional, es de gran ayuda, pues no siempre los gerentes generales quieren que se sepa en la empresa que están recibiendo apoyo externo.

Si bien se puede acercar cualquier gerente general, de una multinacional o de una empresa más pequeña, Reyes dice que son estos últimos quienes tienen más necesidad, porque las grandes compañías tienen una agenda más definida que facilita el proceso. En las firmas de menor tamaño, en cambio, con menos disciplina operacional, establecer estas disciplinas ayuda al gerente a que se pueda sentar cómodo en la silla y sea capaz de dialogar con su gerente de finanzas, por ejemplo, lo que también podría pasar con los encargados de otras áreas.

El método de trabajo,  puede durar alrededor de dos meses, pero siempre depende de cada caso. Durante el programa se realiza un diagnóstico que contempla cuatro áreas: habilidades de diagnóstico; disciplina operacional de la organización; impacto de flujo comercial en gestión financiera (flujo de caja, estado de resultados y balance); y estilo de liderazgo.

A esto se suma una evaluación de desempeño en 360°, que si no se tiene se le pide hacer una. “Intentamos también entender la agenda crítica del negocio, porque esta cambia de acuerdo a la empresas”, dice Reyes.

El trabajo culmina con la construcción de un Plan de Desarrollo Personal, el cual cubre las cuatro áreas previamente evaluadas.

A la hora de hacer un análisis de los principales errores que se han visto de parte de las empresas, luego de la experiencia detrás de este programa, Reyes dice que son dos cosas: asimetrías en definición del área de ventas y la falta de disciplina operacional. Porque en este último tema las compañías carecen de un sistema de presupuesto para operar, y que tiene probablemente conexión directa entre el flujo y el stock de productos. “Les ayudamos a establecer disciplina comercial”.

El interés es creciente, dice Reyes, pero varios de los que solicitan este servicio llegan creyendo que requieren de un coaching en liderazgo, pero Reyes dice que ese no es el problema, sino más bien que no siempre tienen un modelo operacional, entonces los conflictos se le aparecen porque no saben que deben ejecutar esto