Las interrupciones en tu trabajo: ¿Cómo eliminarlas?

Es curioso cómo, incluso en el mundo de los profesionales de la productividad, sigue existiendo la idea de que son los “ladrones de tiempo” los que te hacen ser ineficiente provocando muchas de las interrupciones que sufres a lo largo del día.

La solución en estos casos parece fácil: hay que eliminar tanto a las interrupciones como a sus “fuentes”, esos malditos ladrones de tiempo. Sin embargo ese enfoque ni es posible ni es cierto tal y como puedes comprobar.

No hay ladrones de tiempo. Nadie te “roba” tu tiempo. Eres tú quien decide a qué dedicarlo o, mejor dicho, eres tú quien decide qué hacer con tu atención, a qué la dedicas y a qué se la prestas.

Realmente, el único “ladrón de tiempo” real y peligroso que existe eres tú. Reflexiona sobre ello respondiendo a estas preguntas:

1.       Estás terminando un mail importante para enviar en unos minutos ya que tienes interés en que llegue a tu cliente lo antes posible y, de repente, suena el teléfono. ¿Quién decide atenderlo y da, por tanto, pie a la interrupción?

2.      Acabas de empezar a escribir el borrador de una presentación que llevabas un tiempo posponiendo ya que te daba una pereza enorme empezar. En esto, se te acerca un compañero en la oficina para hablar sobre cualquier tema no relevante. ¿Quién decirle atenderle y dedicarle tiempo? ¿Quién da pie a la interrupción?

3.     Estás leyendo el último informe de resultados y te acuerdas de que tienes que mirar los precios de billetes de tren para el viaje que tienes que hacer dentro de unas semanas. ¿Quién decide dejar de hacer lo que estabas haciendo, buscar el precio de los billetes e intentar sacarlos?. ¿Quién da pie a la interrupción?

La respuesta a esas preguntas te ayudará a encontrar al “ladrón de tiempo” que estás buscando. Pero no mires muy lejos porque, en este caso, la verdad no está ahí fuera.

En cualquier caso, la buena noticia es que ya sean interrupciones internas o externas, e independientemente de tus creencias sobre los ladrones de tiempo, la manera en la que puedes gestionarlas para ser eficiente es la misma.

Dedica la atención justa a las interrupciones

La atención justa no es ninguna atención. No se trata de que te aísles en una burbuja y seas indiferente a tu entorno. La atención justa es la atención necesaria para capturar, escribir, anotar,…, la información mínima que necesites para poder analizar, pensar y decidir posteriormente que tienes que hacer (o no hacer) con eso que has anotado.

Atender una interrupción no es ponerte hacer algo con esa interrupción en el momento que surge. Si quieres ser efectivo no es que dejes de hacer lo que estabas haciendo para ponerte a trabajar con eso que te interrumpe. Porque en el trabajo del conocimiento, atender una interrupción de manera eficiente es dedicar la atención justa para disponer de la información necesaria para determinar más adelante qué harás (o no harás) con eso.

Un ejemplo de gestión eficiente de interrupciones

Por ejemplo, imagínate que estás trabajando en ese informe que estás a punto de terminar (¡por fin!) y te entra una llamada en el móvil. ¿Cuál suele ser el comportamiento habitual?  Atiendes la llamada, contestas y actúas en consecuencia si procede. Trasladas tu atención del informe que estabas escribiendo hacia las nuevas acciones derivadas de esa llamada.

¿Cuál es el enfoque eficiente? Sería algo parecido a esto:

…mientras estás escribiendo tu informe, miras el número que te está llamando, apuntas en un sitio fiable y que revises con regularidad algo del estilo “devolver llamada xxx-xx-xx-xx”, y vuelves a trabajar sobre tu informe.

En el primer caso, dedicas toda tu atención durante un tiempo que desconoces a algo que desconoces qué impacto tendrá sobre tu trabajo. Cuando cuelgues y termines la llamada, probablemente creerás que tienes que ocuparte de algunas de las cosas de las que hayas hablado.

También es probable que creas que tienes que hacer algo con ellas inmediatamente. En ese caso, ¿dónde queda el informe que estabas escribiendo? ¿Por dónde ibas? ¿Dónde queda tu inspiración y tu eficiencia?

En el segundo caso (el enfoque de gestión eficiente), también dedicas toda tu atención a la interrupción pero en este caso lo haces durante un tiempo mínimo (¿4 segundos?, ¿5 segundos?) para luego volver a lo que estabas haciendo (terminar el informe).

¿Cuál es crees que es más efectiva para tu trabajo?

Conclusiones

Cuando pienses que eres incapaz de realizar tu trabajo en condiciones porque tienes un gran número de interrupciones, te animo a que recuerdes lo siguiente:

·         No hay ladrones de tiempo, salvo tú mismo

·         Tienes dos maneras de gestionar esas interrupciones: la efectiva y la no efectiva… Tú decides

·         Dedica la atención justa para capturar la información mínima sobre esa interrupción para pensar y decidir después que hacer con ella

·         En último caso, si decides atender esa interrupción que sea porque conoces perfectamente las consecuencias de no atenderlas y no porque no las conoces.

En resumen, tienes en tu mano gestionar de manera eficiente el modo en que te relacionas con tu entorno. Puedes atender las interrupciones de manera eficiente o de manera no eficiente. Si decides ésta última no te quejes de las consecuencias porque en tu mano está hacerlo de otra manera.

Fuente: Control y Perspectiva